A gestão de pessoas na área da saúde é uma das bases essências para a a garantia de excelência de resultados em saúde e a sustentabilidade da operação em saúde.

Tanto em organizações públicas quanto privadas é fundamental implementar uma gestão profissional de RH que atue nos diversos processos necessários a gestão de pessoas, do recrutamento e seleção, passando por atividades de treinamento e desenvolvimento, até o reconhecimento e remuneração.

Na gestão de recursos humanos está um importante pilar para manter o equilíbrio operacional e financeiro de operações em saúde, sejam pequenas clínicas, até hospitais ou grandes centros de saúde. É um tema chave para adequação de capacidade de atendimento e também para gerar serviços de forma eficiente e eficaz.

Os recursos humanos na área da saúde podem ser definidos como os diferentes tipos de pessoal que compõe a operação clínica, como médicos, enfermeiros e técnicos bem como a operação não clínica, com profissionais em áreas de suporte administrativo, marketing, financeiro, compras e também o RH.

Os gestores de RH são os principais responsáveis ​​pela garantia de que os objetivos relacionados a gestão de pessoas sejam atendidos, atuando garantia e manutenção destes processos, promovendo um ambiente e cultura organizacional adequadas para as equipes de saúde, administrativa e principalmente para os pacientes.

Neste artigo vamos passar pelos principais pilares relacionados a gestão de pessoas e detalhar boas práticas que podem ser adotadas no dia a dia de gestores da área da saúde.

09 Pilares da gestão de pessoas

Um dos maiores desafios do gestor de recursos humanos é o balanceamento entre os diversos processos necessários para a aplicação de um RH de alto desempenho. Isso significa que os sistemas e subsistemas do RH permitem dar sustentação e atingimento aos objetivos da organização. Dependendo do tamanho e complexidade da organização, estes processos precisaram de mais estrutura e ferramentas para garantir seus resultados, porém não tratá-los de forma integrada pode gerar lacunas importantes na gestão de pessoas. Vejamos quais são os 09 processos essenciais a gestão de pessoas:

1. Recrutamento e Seleção

Recrutamento e seleção é o processo que tem o objetivo de atração e escolha de pessoas com maior alinhamento para desempenhar determinada vaga ofertada pela organização. Trata-se do primeiro contato do colaborador com a organização e a sua assertividade é fundamental para garantir que todos demais processos ocorram. Vejamos a seguir as atividades desempenhadas em cada uma das etapas deste processo:

Recrutamento:

São as ações que visam reunir as informações relacionadas a vaga, para sua divulgação e para atração de candidatos com perfil e características alinhadas as expectativas da organização. Aqui o objetivo é criar alternativas e qualidade de candidatos para que o processo de seleção possa ocorrer.

Seleção:

São as ações relacionadas a escolha do profissional para a vaga ofertada. Aqui são realizados filtros, testes e entrevistas que buscam, através de critérios quantitativos e qualitativos, avaliar o perfil dos candidatos em relação aos objetivos da vaga e da organização.

Um bom processo de recrutamento e seleção auxilia que organizações tragam bons profissionais e com maior alinhamento possível aos requisitos da vaga e da organização. É importante nesta etapa que se mensure o alinhamento ou também chamado de “Fit Cultural”, que é o quanto os profissionais compartilham de valores, objetivos e atributos relacionados a cultura da empresa.

Olhar elementos que demonstrem o fit cultural ajudam a identificar profissionais com maior possibilidades de permanecer na empresa e que potencialmente terão mais engajamento nas suas funções e desenvolvimento na organização por afinidade com os objetivos do negócio.

2. Onboarding e Offboarding

O processo de Onboarding é uma consequência do processo de seleção. Com origem na língua inglesa onboard, significa “a bordo”, ou seja um embarque e boas-vindas aos novos colaboradores. Trata-se do processo de integração de novos profissionais e busca acelerar a curva de aprendizado do colaborador em relação as principais aspectos relevantes ao desempenho da vaga.

O onboarding tem impacto positivo na integração do colaborador a cultura da organização e a sua estratégia, facilitando assim a compreensão do contexto onde está inserido e as principais práticas e ferramentais para o melhor desempenho de sua função, diretrizes da organização, canais de comunicação, práticas de gestão entre outros.

Já o offboarding, trata-se do processo realizado no deseligamento do colaborador da empresa e pode ser traduzido como “desembarque”. Neste processo a o objetivo  é atuar de forma a manter uma boa experiência mesmo em um momento de desligamento, buscando manter uma boa relação, transparência no processo e reconhecimento do trabalho prestado durante o período de vínculo com a organização, minimizando eventuais desalinhamentos que possam ocorrer.

As práticas realizada nos processos de onboarding e offboarding auxiliam diretamente no atingimento dos seguintes objetivos:

• Melhorar o relacionamento e satisfação dos profissionais
• Diminuir o turnover (taxa de rotatividade) de colaboradores
• Fortalecer a marca da empresa
• Reduzir custos relacionados a recrutamento e seleção e demissão
• Melhor o clima organizacional
• Melhorar a produtividade e comunicação

3. Treinamento e Desenvolvimento

Os processos de treinamento e desenvolvimento de pessoas, também chamados de T&D, compreendem um conjunto de práticas que tem por objetivo contribuir para a evolução de um colaborador durante a sua jornada na organização.

Os processos de T&D estão relacionados diretamente aos processo de gestão de desempenho e buscam dar suporte a formação do colaborador através do desenvolvimento de soft skills e hard skills necessárias de serem desenvolvidas e aprimoradas para o desempenho das suas funções e avançar no seu desenvolvimento na organização.

Soft Skills:

O termo soft skills que tem origem em inglês pode ser traduzido como habilidades interpessoais. São habilidades que incluem habilidades de relacionamento interpessoal, habilidades de comunicação, habilidades de escuta ativa, gerenciamento de tempo e empatia, inteligência emocional entre outras. São competências adquiridas ao longo do tempo por experiência pessoais e profissionais e que não são adquiridas necessariamente através de uma formação acadêmica, por exemplo.

Hard Skills:

O termo hard skills que tem origem em inglês pode ser traduzido como habilidades técnica. São habilidades relacionadas aos aprendizados adquiridos em certificações, graduações, pós-graduação, e comprovações de horas de experiência e testes relacionados a determinadas áreas do conhecimento.

Um dos principais ferramentais que auxiliam na implantação deste processo nas organizações é o plano de treinamento e desenvolvimento, que busca alinhar os processos de T&D aos objetivos de negócio, através do mapeamento de necessidades dos colaboradores, definição de temáticas e formatos de aplicação, bem como o monitoramento da execução e resultados realizados.    

4. Remuneração e Benefícios

O processo de remuneração e benefícios contemplam o valor investido nos colaboradores através de valores monetários como é o caso do salário e benefícios complementares, como plano de saúde, vale-alimentação, entre outros.

Um dos principais ferramentais deste processo RH é o plano de cargos e salários. O plano de cargos e salários é um documento onde estão especificadas os requisitos, funções, responsabilidades e especificação salarial de cada cargo da organização. Também demonstra uma evolução evolutiva que demonstra os níveis de promoção e variações na política salarial. Este plano está diretamente ligado aos processos de gestão de desempenho.

Para implantação da estrutura de remuneração e benefícios é importante avaliar os padrões praticados no mercado a fim de estabelecer faixas que sejam competitivas frente ao mercado. Também deve ser somada a outros fatores não tangíveis da organização como elemento de criação de valor para a contratação e retenção de colaboradores, tais como ambiente, cultura, marca entre outros.

5. Gestão de Desempenho

O processo de Gestão de Desempenho tem por objetivo alinhar os objetivos da organização e o desempenho e desenvolvimento dos colaboradores, bem como a entrega de resultados. Trata-se de práticas que englobam a definição dos planos de desenvolvimento individual, Avaliação de Desempenho e Feedback dos colaboradores.

Plano de desenvolvimento individual (PDIs):

O PDI define as metas e as ações a serem tomadas para que o colaborador realize o o seu desenvolvimento pessoal e profissional. Este plano traça um caminho com marcos a serem realizadas para a evolução do colaborador na organização.

O plano de desenvolvimento individual alinhar objetivos organizacionais, das respectivas equipes as do colaborador, através de metas e resultados esperados que contribuem pata a sua evolução e da organização, auxiliando na manutenção da motivação e engajamento em relação ao contexto da organização através de novos projetos e evolução em cargos e promoções.

Avaliação de Desempenho:

A avaliação de desempenho atua em conjunto com o PDI com o objetivo de mensurar a performance em relação as metas e requisitos estabelecidos para a sua função. É um processo de monitoramento de performance realizado de forma periódica gerando uma fotografia ao longo do tempo da evolução do profissional e seus resultados.

Através desta ferramenta de avaliação é possível avaliar o posicionamento do profissional frente as suas competências e fatores chave para seu desenvolvimento, traçando ações para correção de itens que estejam abaixo as expectativas, por exemplo.

Feedbacks

O processo de feedback engloba as práticas para comunicação de resultados da avaliação de desempenho, através dos pontos positivos e negativos mensurados, os comportamentos observados e o desempenho atingido.

O processo de feedbacks não precisam se restringir ao final da etapa de avaliação de resultados, sendo importante práticas de acompanhamento como reuniões de one-on-ones são reuniões entre o líder e um membro do time através de conversas curtas que buscam discutir o andamento das ações, o que está indo bem, quais as dificuldades e o que é preciso mudar.

Apesar de simples, reuniões de acompanhamento são uma poderosa ferramenta para manter o alinhamento do time e motivação, auxiliando na construção de uma visão comum entre líderes e colaboradores para compreender a estratégia da empresa e contribui para os momentos de avaliação de desempenho e feedback de resultados.

6. Estrutura Organizacional

A estrutura organizacional trata da arquitetura de estratégia e execução do negócio, organizada através do agrupamento de processos, recursos e relacionamento destes.

De forma simples, é a divisão de cargos, setores e processos, em níveis de hierarquia que permitam o desdobramento da estratégia e a relação de entradas e saídas (cliente e fornecedor) de informações, recursos e ações entre esses agrupamentos.

Existem diferentes modelos de estrutura organizacional bem como práticas que suportam os diferentes modelos, atendendo a direcionadores como autonomia, comunicação, coordenação, responsabilidade e outros que delimitam a arquitetura organizacional.

Planejar, estruturar e revisar a estrutura organizacional, buscando a convergência dos recursos e processo é uma tarefa essencial e contínua. Esta estrutura deve buscar constantemente o alinhamento com a dinâmica dos mercados, tendências no setor da saúde, comportamento de pacientes, entre outros.

7. Cultura e Diversidade

A cultura organizacional é o conjunto de valores e práticas internas de uma empresa que reflete em seus funcionários, unindo processos diários e a forma como eles são apresentados. A Cultura é o resultado de uma colisão entre pessoas, como elas interagem entre si em um ambiente e como esse ambiente evolui baseado nessas interações.

É essa cultura que forma o ambiente de trabalho e que, de maneira quase inevitável, direciona o comportamento daqueles que fazem parte da rotina da empresa.

Se você acha que sua empresa não tem uma cultura organizacional bem definida, atenção! Casos assim abrem brecha para que até os melhores profissionais se sintam perdidos e tenham sua motivação prejudicada.

Um dos passos para definição de cultura é através da identidade organizacional. A identidade organizacional reflete propósito da organização, ou seja o motivo a sua existência, e normalmente é dividida em três pilares: a missão, visão e valores e crenças.

A missão, é o motivo maior pela qual a empresa existe. A visão é o direcionamento de futuro, ou seja, onde a empresa deseja estar em determinado tempo. Os valores e crenças, resumem os pilares que pautam como a organização se comporta e como quer ser reconhecida pelo mercado e sociedade.

Estes são conceitos essenciais na cultura organizacional e auxiliam na criação de sua base e na implantação do planejamento da empresa. Estes pilares precisam estar claros e estar alinhados aos valores e crenças dos líderes da organização, estas que são pessoas chaves na propagação da cultura da organização para demais níveis, bem como os presente nos processos de endomarketing e no comportamento do colaboradores.

Outro fator chave para a cultura organizacional é a diversidade. Uma cultura de diversidade como parte estratégica de uma organização, presente em sua cultura organizacional é campo essencial nos tempo atuais. A diversidade de pensamento, experiência e outros fatores que representam a diversidade nas organizações, auxiliam na criação de um ambiente mais inovador, clima organizacional, com mais responsabilidade social, entre outros.

O fortalecimento da cultura da organização precisa ser gradual e precisa buscar o engajamento dos colaboradores para garantir que a cultura tenha resultados constantes. Neste sentido destaca-se o papel de gestão de pessoas da organização de difusão de práticas que fomentem este processo.

8. Saúde e Qualidade de Vida

A promoção de saúde e qualidade de vida no trabalho (QVT) é uma dos importantes pilares da gestão de pessoas. Ter atenção a satisfação dos colaboradores é parte do caminho para entrega de serviços de qualidade e que gerem resultados.

Esta temática envolve a compreensão, prevenção e devido tratamento de fatores prejudiciais a saúde e qualidade de vida no trabalho, tais, como: estresse, ansiedade, depressão, problemas psicológicos, doenças psicossomáticas, problemas de relacionamento, improdutividade, absenteísmo e falta de engajamento.

Em resumo, trata-se de práticas que buscam entender o contexto que o colaborador está inserido, o que é necessário para suas tarefas, e de que maneira promover bem-estar físico e emocional para que esse colaborador possa ser bem sucedido sem prejudicar sua saúde. 

Estas práticas auxiliam na manutenção da satisfação, produtividade e no desenvolvimento dos colaborados. Podemos citar como exemplo ações relacionadas a segurança do trabalho, ambiente físico agradável, ações de reconhecimento, programas de incentivo a atividades físicas, práticas de mindfulness laboral, entre outros.

9. Compliance

Os processos de complicance tratam tem por objetivo como atender as regras relativas as obrigações trabalhistas, fiscais, tributárias, contábeis, regulatórias internas e externas. Compliance tem origem em inglês no termo  “to comply” que, na tradução para o português, pode ser traduzido como “obedecer ou aderir às regras”.

Na gestão de pessoas o compliance começa ainda no processo de recrutamento e seleção de candidatos, e perpassa diversos outros processos do ambiente de trabalho e relações profissionais. Uma vez que mantém a empresa em uma situação regular em seus diversos processos e regramentos previstos, o compliance também evita problemas judiciais na esfera trabalhista, por exemplo.

Boas práticas para o profissional de gestão de pessoas na saúde:

Trabalhando em hospitais, clínicas e outras empresas com atuação em saúde, os gestores de pessoas na saúde interagem com administradores de saúde, médicos e pacientes. Os processos e práticas adotadas pelos gerentes de RH apoiam os objetivos de uma unidade e ajudam a garantir um atendimento de qualidade.

Entre as habilidade necessárias destacam-se a comunicação, liderança e habilidades de gestão que lhes permitem gerenciar contratações, treinamentos, reclamações e assuntos administrativos, que são requisitos para o bom desempenho da administração de saúde. Combinado com conhecimentos jurídico e empatia, esse conjunto de habilidades permite compor um perfil profissional para atender as demandas da áreas e do setor.

Abaixo listamos boas práticas e recomendações para gestores de recursos humanos na área da saúde:

Conhecimento das políticas da empresa

É essencial conhecer a política de recursos humanos e demais políticas da organização2, porque os executivos e os funcionários esperam respostas de você. A única maneira de gerenciar a força de trabalho de sua empresa com eficiência é saber o que pode e o que não deve fazer na política de sua empresa. Se você não tiver certeza sobre certos assuntos relacionados à política, reserve algum tempo para descobrir as respostas e retorne ao membro da equipe.

Comunicação

Uma das principais responsabilidades de um gerente de recursos humanos é se comunicar com os funcionários dentro da organização. Para educar os funcionários com sucesso, nunca é sensato depender de apenas uma forma de comunicação, porque as mensagens às vezes podem ser mal interpretadas, o que se torna um problema para ambos; empregado e o gerente.

Portanto, se você estiver enviando um e-mail com instruções para um de seus funcionários, ligue para ele também para informá-lo. Dessa forma, as chances de interpretar mal as mensagens e atrapalhar as operações se tornam menos prováveis.

Pratique o que você prega, sempre

Os funcionários sempre olham para seus gerentes de RH como fontes de orientação e, portanto, é importante que os gerentes de recursos humanos pratiquem o que pregam. Nunca incentive seus funcionários a fazer algo que você não faria sozinho. Os gerentes de RH que dizem uma coisa e fazem o oposto nunca podem administrar o departamento de RH sem problemas. Lembre-se sempre, os melhores gerentes de RH mostram a seus funcionários como trabalhar e o que fazer. Desta forma, constrói-se uma forte relação de confiança entre a gestão e os colaboradores.

Motivação de colaboradores

O reconhecimento dos funcionários, utilizando a avaliação periódica de desempenho com um sistema de feedback para gerenciamento de avaliação de desempenho é ferramenta chave para qualquer gestor de RH e pode manter os colaboradores motivados e garantir a produtividade e desenvolvimento contínuo.

Pratique no dia a dia este desenvolvimento, dando senso de responsabilidade, autonomia e considerando as opiniões da equipe nas decisões, através de reuniões de equipe. Envolva diferentes níveis (do mais júnior ao mais sênior) e mantenha a participação equalizada pois isso ajuda a engajar e subir a régua do time.

Tecnologias para o RH

Os gestores de RH são responsáveis ​​por colaborar com o departamento de TI para entender como a tecnologia está mudando a forma como a indústria lida com os dados, especialmente com a transição para registros eletrônicos de saúde (EHRs). Juntos, os profissionais de RH e TI trabalham para proteger os registros de saúde dos pacientes contra uso indevido por funcionários ou hackers. Eles também observam qual tecnologia está sendo utilizada de forma eficaz e qual tecnologia está impedindo os médicos de fornecer cuidados adequados aos seus pacientes.

Plano de treinamentos e certificados legais

Tenha uma plano para garantir que o treinamento necessário seja fornecido aos funcionários para se manterem atualizados sobre as regulamentações locais, estaduais e federais, além de garantir que enfermeiros e médicos tenham as certificações apropriadas. Os gestores de RH devem verificar se todos os médicos estão devidamente certificados, bem como informar aqueles cuja certificação tenha caducado sobre as etapas necessárias para a recertificação. Os gerentes de RH também são responsáveis ​​por realizar verificações de antecedentes dos funcionários para evitar problemas de responsabilidade no local de trabalho.

Relação com outras áreas

Busque alinhar as expectativas de cada departamento, bem como colaborar com outras divisões da organização para oferecer um melhor atendimento aos pacientes e um melhor ambiente de trabalho para os funcionários. Além disso, os gerentes de RH são responsáveis ​​por saber como interagir com funcionários de diferentes origens, o que pode exigir um nível de empatia para comunicar adequadamente informações confidenciais sobre demissões, demissões e reclamações de pacientes, por exemplo.

Participar da operação

Para que uma unidade de saúde funcione de forma eficaz é importante participar periodicamente de processos afim de estar próximo da operação, auxiliar em contratações estratégicas, e promover melhorias dando diretrizes e suporte ao processo. Participar ativamente do recrutamento, seleção e onboarding da equipe médica, e também das equipes administrativas permite inspirar e gerar reconhecimento do papel do RH.

Atenção a leis e regulação

Em relação ao compliance, busque ficar a par das leis e regulamentos trabalhistas e de saúde, trabalhando em conjunto com assessorias jurídicas especializadas para garantir a conformidade de uma unidade de saúde. É importante sempre atualizar o conhecimento das leis e regulamentos em um ambiente de saúde, evitando que a organização seja passível de ações judiciais.