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Como controlar as finanças da sua clínica

Apr 23, 2021 | Destaques, Gestão em Saúde

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A principal missão de uma clínica médica é cuidar da saúde de seus pacientes. No entanto, tão importante quanto cuidar da saúde de seus pacientes é cuidar das finanças da sua clínica. Para que esse objetivo seja alcançado de forma eficiente e para que sua clínica tenha rentabilidade, é preciso de organização financeira. As finanças cumprem um papel essencial na gestão de clínicas médicas. São elas que dão a base para que sua clínica possa continuar atendendo, cuidando de seus pacientes e gerando renda.

A gestão financeira deve ser realizada de forma metódica e exige quase tanto perfeccionismo quanto um cirurgião envolvido em um procedimento de alto risco com seu paciente. A diferença é que, se os devidos cuidados com a gestão financeira não forem levados a sério, quem corre graves riscos é a longevidade da sua clínica. No entanto, é muito comum que médicos não estejam preparados para essa demanda. Afinal, esse não é seu principal foco, certo? Assim, esse conhecimento de administração de empresas acaba fazendo falta e as finanças podem ser prejudicadas.

Como em qualquer negócio, para administrar sua clínica ou consultório e construir uma trajetória de credibilidade no mercado, mantendo estável a sua saúde financeira, é essencial estabelecer metas e desenvolver estratégias. Fazer um fluxo de caixa correto, repassar todas as taxas de impostos para a Receita Federal e manter as contas e salários em dia são apenas alguns dos passos indispensáveis para que o gerenciamento das suas finanças seja efetivo.

É por isso que, neste material, preparamos informações essenciais para você preparar uma gestão financeira e otimizar as finanças da sua clínica ou consultório médico.

O que é gestão financeira de consultórios médicos?

A primeira coisa que vem à mente quando falamos de gestão financeira é o controle de gastos, não é? Realmente, essa é uma das principais partes de uma boa gestão. Mas há mais elementos importantes a levar em conta!

Uma gestão financeira eficiente é aquela que controla os gastos e também os recebimentos – sejam eles por consultas, exames, tratamentos ou qualquer outra origem, com um acompanhamento de perto do fluxo de caixa. Além disso, também analisa resultados, projeta metas avalia o sucesso nas finanças a partir de indicadores e relatórios precisos. Resumidamente, a gestão financeira é a parte da sua clínica médica que controla toda a movimentação de finanças 

Por que as finanças são tão importantes?

Em tempos normais, de agenda cheia, muitas consultas e pagamentos em dia, um controle das finanças permite saber de forma mais precisa quanto dinheiro está entrando nos caixas, preparar uma reserva de emergência e até fazer investimentos para melhorar sua clínica.

Quer ampliar, com mais médicos e especialidades distintas? Quer comprar um equipamento avançado para cirurgias mais precisas e menos invasivas? Quer investir em um curso de especialização? É a sua gestão financeira que vai garantir que isso seja possível e calcular para que não acabe gerando um rombo no seu orçamento. Além disso, é essa organização financeira que vai evitar que sua clínica tenha muitos gastos desnecessários e outros tipos de desperdícios.

No entanto, em tempos tranquilos e de agenda cheia, essa questão pode até passar despercebida. Com uma boa rentabilidade, a gestão financeira pode enganosamente parecer menos importante do que realmente é. Já em períodos de instabilidade financeira, o controle das finanças se torna indispensável. Sem acompanhar bem de perto suas finanças, você não sabe onde cortar gastos e começa a ter problemas de gestão.

Dessa forma, para sobreviver a uma crise, você precisa contar com a gestão financeira em sua clínica. Isso acaba sendo também uma vantagem para os pacientes. Um controle de finanças permite que você invista em boas instalações, ar condicionado, equipamentos de última geração e tudo para transformar a experiência do seu paciente em sua clínica ou consultório médico.

Como otimizar a organização financeira em clínicas médicas?

Agora que você já entendeu os motivos para ter uma gestão financeira eficiente, dez maneiras de realmente implementar essa melhoria na sua clínica ou consultório médico e otimizar suas finanças. Confira:

  1. Separe contas a pagar e a receber

Um método de gestão financeira fundamental é a separação das contas a pagar e a receber em diferentes planilhas de controle. Essa prática permitirá a visualização dos custos da clínica, possibilitando assim uma análise sobre como reduzi-los ou em eliminá-los caso sejam supérfluos. Atente-se também aos prazos, atrasos no contas a pagar geralmente resultam em juros e multas, dinheiro extra que sai sem necessidade. Nessa mesma sintonia, atualizar-se sobre as provisões de entradas, controle de inadimplência, enfim são itens que contribuem significativamente pela saúde financeira da empresa.

Faça um levantamento bastante preciso de quais contas sua clínica médica precisa pagar. Nesse levantamento, separe custos fixos e variáveis. Os fixos são aqueles que continuam os mesmos todo mês, como aluguel, salários e as mensalidades do seu software de gestão médica. Custos variáveis incluem a compra de materiais específicos, contas de água e energia e até parcelamentos de equipamentos e outros itens. No entanto, ainda que esse valor varie, é possível sempre ter uma estimativa.

Também realize um levantamento adequado das contas a receber. Seja com a cobrança recorrente no cartão de crédito ou com boletos, a maioria das clínicas e consultórios médicos permite pagamentos parcelados para procedimentos mais caros. Ainda que esse valor não esteja disponível para a clínica, ele pode ser previsto como um recurso para investimentos futuros, para pagamento dos custos médicos e para organizar o seu planejamento. Por isso, saber precisamente quantas contas você tem a receber é uma forma muito boa de preparar o futuro da sua gestão médica. Além disso, esse controle ajuda a evitar a inadimplência em sua clínica.

 

  1. Conheça seu fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o controle dos recursos financeiros que entram e saem da sua clínica médica. É a partir dele que você analisa a saúde financeira do seu empreendimento. Esse relatório apresenta todas as receitas e despesas que sua clínica teve em um certo período de tempo. Quanto mais detalhado e específico ele for, melhor será para que você fique ciente sobre tudo o que acontece em seu consultório. Pode não parecer, mas toda transação, por menor que seja, fará bastante diferença na somatória final dos seus gastos. Assim é possível analisar se você está tendo lucros de fato ou se está na verdade acumulando prejuízos.

A visão precisa que o controle do fluxo de caixa pode dar complementa a sugestão anterior. Se você conhecer seus gastos, prever suas contas a receber e ainda acompanhar o fluxo de caixa constantemente, é muito mais fácil conseguir dirigir sua clínica para os seus objetivos financeiros. Isso evita sofrer muito com crises, permite grandes investimentos e ajuda a ter uma gestão eficiente em todos os setores.

Para que o seu fluxo de caixa forneça informações reais, é preciso organizar os dados referentes aos seus gastos de alguma forma. Você deve listar não só os seus custos fixos e variáveis, mas também possíveis despesas com alimentação, deslocamento, manutenção e higiene da clínica, aquisição ou locação de algum equipamento, entre outros.

Procure arquivar as notas fiscais e os recibos. Mas fazer tudo isso apenas com anotações em um caderno não é uma boa prática. A organização para controlar seu fluxo de caixa de maneira eficiente precisa contar com um registro sistemático e rigoroso.

Esses lançamentos devem ser diários e incluir qualquer tipo de movimentação financeira, de modo a possibilitar o acompanhamento em tempo real da situação financeira da clínica. Veja alguns exemplos de dados a serem registrados no seu fluxo de caixa:

  • custos fixos: aluguel do local da clínica, salários de funcionários, compra de materiais recorrentes;
  • custos variáveis: manutenção, aquisição e locação de equipamentos, cursos de capacitação etc.;
  • pequenas despesas: não se esqueça de registrar também os pequenos gastos, como produtos de limpeza, por exemplo, pois eles também fazem diferença no seu controle financeiro.
  • despesas emergenciais: embora não seja possível saber exatamente o valor destas despesas, é preciso ter uma estimativa paga gastos com situações emergenciais como danos a equipamentos, incêndios, assaltos etc.

Procure realizar uma análise das movimentações financeiras do seu fluxo de caixa uma vez por semana. Feito isso, estabeleça previsões para o próximo período. O intuito aqui é fazer você utilizar as informações que organizou para efetuar o acompanhamento do crescimento das receitas e despesas, compreendendo quais delas impactaram positivamente e negativamente a lucratividade da clínica. Com essa atitude, será possível pensar em maneiras de otimizar os lucros da sua clínica de uma forma mais simples e rápida.

  1. Não misture as contas pessoais com as da clínica

Essa é a regra número um, repetida infinitas vezes, mas ainda pouco praticada pelos empreendedores de todos os setores, mas especialmente pelos profissionais de saúde. O caixa da empresa não é a sua carteira e nem a sua conta-corrente. Você não deve utilizar dinheiro da clínica quando precisar suprir uma despesa de casa. Confundir as despesas pessoais com as despesas profissionais acaba atrapalhando a realização do controle das finanças, mascarando possíveis problemas. Evitar misturar as contas pessoas e empresariais também ajuda a garantir o reinvestimento do lucro da clínica em equipamentos mais modernos, treinamento de mão de obra ou mesmo na expansão dos negócios. Da mesma forma, você não deve utilizar suas finanças pessoais para atender a demandas da clínica, pois isso também vai atrapalhar o controle financeiro.

Gastos pessoais como combustível, despesas da casa e dos filhos devem ser separadas dos custos do consultório (aluguel, salário de funcionários, materiais e equipamentos, impostos). Para isso estabeleça um pró-labore e tenha uma conta Pessoa Física específica para as despesas pessoais. Já gastos de viagem, desenvolvimento profissional (como educação continuada) podem ser contabilizados na conta de Pessoa Jurídica.

Recomendamos, inclusive, que você tenha contas bancárias diferentes. Dessa forma, ficará mais fácil separar as coisas, ficando mais consciente para a importância de diferenciar as finanças pessoais e as da sua clínica. E isso também vale para o caso de você realizar o atendimento sozinho no seu consultório.

  1. Realize sistematicamente um planejamento

Já organizou os relatórios, analisou os indicadores, controlou seu fluxo de caixa, previu os recebimentos e levantou todos os seus custos? Ótimo! Agora é hora de preparar seu planejamento financeiro. Como o nome indica, o planejamento financeiro é um plano para o futuro da sua clínica, que coloca seus dados e estimativas de frente com a situação econômica do país e prepara suas finanças para os meses que se aproximam.

Mais do que simplesmente planejar, faça um planejamento consciente. Estabeleça metas financeiras palpáveis, que possam ser atingidas. Não adianta mirar na lua, não acertar nem as estrelas e frustrar a equipe. Um bom planejamento financeiro requer que o registro de gastos e as previsões de faturamento sejam metódicos. Observar esses números e visitar o planejamento com alguma frequência permitirá ao médico fazer uma boa avaliação do crescimento da clínica. Onde é necessário investir? Qual o melhor período para isso? As respostas dessas questões podem entrar no planejamento, que precisa ser considerado no curto, no médio e também no longo prazo.

Desenvolva um plano de ação e faça uma projeção dos gastos e lucros do seu empreendimento. Ter um bom planejamento nessa etapa é essencial para que, no futuro, as suas previsões sejam positivas. Quando essas estimativas são feitas, é possível ter uma visão geral do seu serviço e, a partir disso, elaborar novas estratégias para aumentar sua receita e, até mesmo, para controlar suas despesas, especialmente em períodos em que o fluxo financeiro é menor (como nas férias, ou no final do ano).

No momento de elaboração de planos de ação, é importante que a equipe de gestão financeira estipule sempre metas e objetivos que promovam a otimização dos gastos e despesas da clínica. Além disso, é importante fazer a análise de quais são os melhores investimentos possíveis. No entanto, é indispensável que essa determinação de orçamento respeite a realidade da gestão financeira da clínica.

Vale a pena também conferir os indicadores de desempenho financeiro, que incluem o faturamento bruto, a lucratividade, a rentabilidade e o ticket médio de cada paciente. Tudo isso pode ficar claro se você contar com um bom sistema de gestão. Portanto, planeje metas e objetivos para o período, seja para comprar novos equipamentos, contratar uma equipe maior, ampliar a clínica ou simplesmente ter maior lucratividade.

  1. Faça bom uso das tecnologias

Como a gestão financeira é uma das áreas que deve sempre funcionar corretamente, caso contrário afetará negativamente a todas as outras, nada melhor do que contar com um software de gestão clínica inteligente e prático, cujos recursos estruturem de forma organizada as suas movimentações. A tecnologia te ajuda a organizar contas a pagar, emissão de recibos, contas a receber e tudo mais de que você precisa. O ideal é que tudo possa ser salvo na nuvem pois, além da garantia de segurança em casos de danificação de eletrônicos ou de tentativa de acesso a dados sigilosos, todas as informações podem ser acessadas remotamente pelos responsáveis.

Além do software, você ainda poderá se valer de recursos tecnológicos para agilizar todos os processos do cotidiano do negócio. Permitir o agendamento e administração de consultas online, por exemplo, poupa tempo e esforço de funcionários, além de cativar (e muito) os pacientes — que terão muito mais facilidade para agendar consultas, avaliações ou retornos.

  1. Mantenha uma reserva de emergência

Empresas podem enfrentar momentos de crise por fatores internos, como a quebra de algum equipamento importante, e externos, como uma crise econômica mundial. Por isso, um gestor financeiro realmente preocupado com seu trabalho precisa se lembrar de fazer reservas de dinheiro. Caso passe por algum momento financeiramente difícil, a clínica sofrerá menos impacto se possuir recursos financeiros reservados para esses momentos. Fundos de reserva também podem cobrir despesas como pagamento de férias e décimo terceiro salário, que não são frequentes, mas ocorrerão em algum momento.

  1. Atente para a contabilidade da sua clínica

Para não cometer erros com a gestão financeira do seu negócio — como deixar de pagar algum tipo de imposto ou de declarar alguma entrada de dinheiro na sua clínica para a Receita Federal — ter a ajuda de um contador pode ser de grande valia. Esse profissional é um especialista no gerenciamento e controle das finanças de grandes e pequenas empresas.

Sei que quando falamos o nome da contabilidade, você já pode até levar um susto, devido a complexidade que é controlar seus números. Pensando que a contabilidade da sua clínica é um fator primordial para o controle financeiro, precisamos sim de ter uma atenção especial sobre isso. A ajuda do contador dará mais tempo ao médico para executar suas próprias tarefas. Ainda assim, é importante reservar um tempo em algum dia do mês para analisar os resultados atingidos junto do contador. Ele estará focado nisso, mas você precisa estar relativamente perto e acompanhar os processos.

O contador é o melhor profissional para ajudá-lo a optar pelo melhor regime tributário, de acordo com as características do seu negócio. Como a legislação sofre mudanças periódicas é preciso que a opção pelo regime tributário seja analisada anualmente. Assim você garante que a sua clínica médica terá o melhor enquadramento tributário, pagando menos impostos e, ao mesmo tempo, mantendo-se em dia com o Fisco.

  1. Trabalhe com feedbacks e avaliações de desempenho

Um outro aspecto que é determinante para a manutenção de uma gestão financeira é a avaliação constante das impressões, opiniões e reclamações referentes ao negócio — tanto por parte dos pacientes quanto dos próprios funcionários. Por isso, após a realização de consultas, envie e-mails solicitando uma avaliação dos serviços prestados, além de dicas para melhoras na clínica.

Essa avaliação pode ser feita pessoalmente, também, encarregando um funcionário de fazer as perguntas aos presentes — lembrando que, especialmente nesse caso, é importante que seja um questionário objetivo e que demande pouco tempo para conclusão.

Já no caso das avaliações internas, por parte do funcionário, é interessante que sejam periódicas e, de preferência, assegurando o sigilo do processo. Escutar as opiniões e sugestões dos colaboradores em relação à administração da clínica também pode ser de grande valia — mas sempre deixando claro que é o caso de um espaço para diálogo saudável.

  1. Aprimore seu marketing

Apesar do CFM exigir certas condutas éticas dos médicos em relação ao marketing, negligenciar estratégias para a fidelização e a atração de pacientes é um grande erro. Atualmente, existem centenas de maneiras pelas quais um médico pode divulgar e valorizar seu trabalho, e atrair mais pessoas para a clínica. Sem gastar nada, você pode utilizar canais digitais como blogs e redes sociais para entregar conteúdo de qualidade, tornando-se uma referência em seu ramo de atuação. Com mais pacientes e a contínua fidelização dos que já estão com você, seu trabalho será cada vez mais valorizado, o que resultará em excelentes retornos financeiros.

  1. Capacite-se e aprimore os seus conhecimentos

Assim como em qualquer área de conhecimento ou de atuação profissional, a gestão financeira de clínicas é uma atividade que exige atualização e monitoramento constante das novas tendências e práticas da área.

Portanto, acompanhar as notícias do mercado que envolvem a gestão de clínicas é fundamental. Mas se você não é uma pessoa que se relaciona muito bem com os aspectos financeiros, não se preocupe. Vários cursos de gestão financeira e de noções de finanças em negócios estão disponíveis em todo o país para que novos empreendedores se preparem para lidar com as demandas do mercado.

O SEBRAE, por exemplo, é uma ótima opção para quem está começando e precisa aprender todos os conceitos, partindo do zero. Esse período de estudos pode ser essencial para você aprimorar suas habilidades e lidar melhor com o controle de qualidade das finanças da sua clínica ou consultório.

 

Concluindo

Agora que você sabe como ter uma gestão financeira de excelência na sua clínica, já pode se preparar para investir e multiplicar o seu faturamento. A prática médica privada pode representar uma das conquistas mais gratificantes para o profissional da área da saúde.

A capacidade de tomar decisões e fornecer tratamentos que influenciam diretamente na qualidade de vida e nos padrões de atendimento prestados a um paciente é, muitas vezes, uma escolha de carreira bastante recompensadora.

No entanto, médicos que abrem um consultório privado terão o desafio da gestão administrativa e financeira de um negócio, visando manter o equilíbrio entre o cuidado com seus pacientes e a atenção à contabilidade e gestão financeira da clínica médica.

Como dono de uma clínica ou consultório médico você vai operar como qualquer pequena empresa. O que significa dizer que o seu negócio está exposto aos mesmos desafios financeiros de outras pequenas empresas do país, ou seja, uma infinidade de obstáculos a superar, custos e obrigações a serem cobertos e erros comuns a evitar.

Apesar da prioridade número um do seu trabalho continuar sendo o de cuidar da saúde dos pacientes deixar de dar foco na contabilidade e na gestão financeira da sua clínica médica pode trazer grandes dores de cabeça. Por outro lado, aqueles que dedicam atenção na organização das finanças do consultório médico podem usufruir de um negócio potencialmente mais lucrativo e recompensador.

O planejamento financeiro permite a projeção e o controle de receitas e despesas com o objetivo de assegurar a saúde financeira pessoal e empresarial. Com a planilha de planejamento financeiro você irá implementar um controle prático e eficaz para deixar suas finanças no verde em 2021. É só baixar!


Fontes:

 

 

 

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