Falar de gestão de escalas nos serviços de saúde é extremamente importante quando consideramos a realidade do setor. A gestão de pessoas pode ser uma tarefa complexa, já que inúmeros fatores influenciam o desempenho da equipe. Um desses pontos é a escala da jornada de trabalho. Logo, uma gestão de escalas organizada é fundamental para alcançar os objetivos traçados pela empresa.

Além de todas as questões ligadas a performance dos colaboradores, há ainda exigências legais. As quais podem, por vezes, não serem atendidas por equívocos ou desorganização. Dessa forma, é importante administrar de maneira assertiva a escala de trabalho. Entretanto, nem sempre esta é uma tarefa simples. Existem muitos casos em que a jornada de trabalho possui fatores que complicam o acompanhamento. Para dificultar, a maioria das organizações ainda utiliza formas ultrapassadas de gestão, como planilhas ou até papel.

gestão de escalas pode ser uma atividade com alta demanda de tempo. É uma realidade, por exemplo, da área da saúde, onde há a necessidade de administrar um grande número de profissionais em plantão. A gestão de escalas de trabalho está entre as tarefas mais desafiadoras enfrentadas tanto pelo Recursos Humanos quanto pelo gestor de equipes. Estar atento ao limite de horas extras, interjornadas, intrajornadas, entre outros.

Pequenas equipes sofrem menos com essa questão, por concentrar um número menor de colaboradores, o que facilita a comunicação e a gestão do RH. Mas equipes maiores, a partir do médio e grande porte, começam a apresentar dificuldades consideráveis em relação à gestão das escalas de trabalho.

10 dicas para otimizar a gestão de escalas

  • Conheça as exigências legais: esse é o ponto de partida para a administração do turno de trabalho. Um profissional de RH deve conhecer a fundo a legislação específica sobre sua jornada profissional.
  • Conheça as necessidades da empresa: além da legislação vigente, é imprescindível conhecer todas as necessidades do negócio. Afinal, qual é a jornada realizada hoje? Ela atende os objetivos globais da empresa? Muitos aspectos devem ser levados em consideração para uma escala que atenda às partes.
  • Respeite os períodos de descanso: pausas, folgas e férias não podem ser ignoradas. Não somente para estar em conformidade com a legislação, mas para que os colaboradores se sintam respeitados. Esse é o caminho para enriquecer a Employee Experience, garantindo um ótimo clima organizacional. 
  • Alinhe as necessidades da empresa com a do colaborador: se você está fazendo a gestão de escala, impor uma para o colaborador é a pior escolha que poderia fazer. O ideal é que consiga avaliar tanto a necessidade da empresa, como também a do colaborador, entrando em um consenso quanto aos dias de folga. Nesse caso, vale a pena fazer uma breve entrevista com cada funcionário, identificando quais os dias cada um prefere ter folga. Claro, é impossível acatar o pedido de folga de todos os colaboradores ao mesmo tempo, mas você pode fazer uma escala variável, que abrace o pedido do colaborador em algumas semanas de trabalho no mês. 
  • Faça todo planejamento da escala com antecedência: fazer o planejamento de escala não é nada fácil, principalmente em equipes maiores. Fazer toda a gestão de dias de trabalho x dias de folga de cada colaborador se torna ainda mais difícil quando você resolve fazer tudo em cima da hora.
  • Tenhas acesso aos dados em tempo real: os dados em tempo real permitem que o gestor acompanhe as escalas de trabalho e tenha certeza de que estão sendo feitas. Alguns sistemas não entregam os dados de forma imediata, salvam no relógio de ponto e o RH precisa transferir para um pendrive e, em seguida, fazer upload no sistema. Esse processo exige tempo e a gestão precisa ser ágil.
  • Monitore e acompanhe: não esqueça de acompanhar a escala. Embora essa tarefa demande esforços e possa ser complexa, é fundamental manter o controle sobre a jornada. A desorganização pode trazer inúmeros problemas a longo prazo.
  • Analise o desempenho de cada funcionário: um bom planejamento de escala também deve levar em consideração a produtividade da equipe, principalmente quando estamos falando de escalas de plantões ou mesmo que variam muito conforme o mês.Avaliar o desempenho dos colaboradores ao longo dos meses pode ajudar você a identificar quais as melhores escalas para cada um deles, e achar maneiras de aumentar a produtividade de toda a equipe
  • Comunique as informações: Insira os colaboradores no processo e mantenha-os informados sobre suas escalas. Sendo assim, use os canais de comunicação para esclarecer dúvidas e evitar descontentamentos. Intranet, e-mails, mural ou informativo. O importante é a transparência entre a empresa e os colaboradores. 
  • Invista em automação: a automação de processos vai proporcionar um controle efetivo para empresas que precisam gerenciar várias escalas de trabalho. Os processos manuais aumentam as chances de erro e retrabalho. Além disso, com a obrigatoriedade do envio das informações trabalhistas pelo eSocial, o profissional de RH seria sobrecarregado realizando a atividade manualmente. Por meio da automação, basta sincronizar as informações.

A jornada de trabalho do colaborador deve seguir regras e legislações específicas. A empresa não pode criar escalas de trabalho de acordo com seus interesses apenas. Diversos fatores devem ser considerados, principalmente no que diz respeito ao funcionamento da empresa, como também em respeito ao trabalhador. Organizações que atendem durante 24 horas, como é o caso de hospitais, por exemplo, devem criar jornadas de trabalho. Todos os turnos devem estar completos para garantir o atendimento aos pacientes. A CLT permite o cumprimento de algumas escalas de trabalho, entre elas estão:

  • 12×36: 12 horas de trabalho e 36 horas de descanso. (Reforma Trabalhista tornou legal essa escala, desde que haja Acordo ou Convenção Coletiva);
  • 5×1: a cada 5 dias trabalhados, haverá uma folga. Nessa escala, a jornada não pode ultrapassar 7 horas e 20 minutos. A cada sete semanas, uma folga será no domingo;
  • 5×2: a cada 5 dias trabalhados, o colaborador tem 2 dias de folga, consecutivos ou não. A jornada realizada aos domingos e feriados e não compensados, devem ser pagos em dobro, sem prejuízo da remuneração relativa ao repouso semanal. Salvo exceções que permitem a compensação em banco de horas;
  • 6×1: o colaborador trabalha 6 dias consecutivos e descansa um. São permitidas variações nessa escala, desde que por meio de Convenção ou Acordo Coletivo;

Além disso, colaboradores que cumprem jornadas aos finais de semana têm direito a uma folga no domingo a cada sete semanas. As mulheres, têm um domingo de folga a cada 15 dias.

O horário de descanso de cada colaborador e suas folgas também devem ser respeitadas, evitando que sejam sobrecarregados ou façam horas extras além do permitido em lei. Entre os pontos de maior conflito estão os intervalos intrajornada e interjornada.

Intrajornada são os intervalos de descanso realizados durante o expediente, ou seja, horário de almoço, de lanche ou de repouso. Os intervalos intrajornada têm duração mínima de 15 minutos e máxima de 2 horas. Os intervalos interjornada são aqueles realizados entre uma jornada de trabalho ou outra. Ou seja, entre a saída do trabalho e o retorno no dia seguinte. O intervalos interjornada deve ter pelo menos 11 horas consecutivas.

Fora isso, é preciso se atentar às profissões em si: categorias diferentes cumprem cargas horárias diferentes. Alguns profissionais estão autorizados a trabalhar 30 horas semanais, apenas, outros podem 40 horas e outros até mesmo 44 horas.

Como gerir escalas de plantões médicos

O controle de escala em plantão médico é de extrema importância e garante que hospitais e clínicas não fiquem sem profissionais prontos para o atendimento de clientes e pacientes. Escalas de plantão médico costumam ser uma das maiores dificuldades para os gestores de RH. São muitos profissionais, com jornadas diferentes e especialidades diferentes. 

Os plantões médicos são regimes de trabalho que garantem pronto-atendimento aos pacientes. Eles são essenciais nos atendimentos de urgência e emergência, bem como em hospitais que precisam prestar assistência contínua aos internados. A jornada de trabalho de um médico plantonista, segundo o Conselho Federal de Medicina, não pode ultrapassar 24 horas consecutivas, de forma a preservar a saúde dos profissionais e dos pacientes sob seus cuidados.

O planejamento de uma escala de plantão médico deve considerar todas as atividades necessárias para o atendimento dos pacientes. Exemplo disso são a realização de exames, procedimentos médicos e altas. Antes de iniciar o mês, a escala de plantão médico deve ser feita considerando fatores como folgas garantidas por lei, férias e licença dos plantonistas. O mesmo acontece a cada semana, sempre adequando a escala aos imprevistos que acontecem.

Algumas situações não podem ser previstas, como o adoecimento de algum dos médicos. Nesse caso, é preciso prever os substitutos eventuais antes mesmo que esse cenário se concretize. Os substitutos devem ficar de sobreaviso, prontos para atuar. Assim, não se corre o risco de a unidade de saúde ficar sem nenhum profissional da área médica.

O código de ética Médica define como infração a ausência do médico designado ao plantão, bem como o abandono sem haver um substituto. Nesse sentido, cabe ao departamento de RH comunicar aos profissionais as providências a serem tomadas em caso de falta de um dos plantonistas. Além desse controle, também é necessário verificar o andamento do trabalho do médico. A satisfação dos usuários do serviço, a produtividade no trabalho, o número de pacientes atendidos e de casos solucionados podem ser alguns dos indicadores.

Um controle de ponto eficiente facilita no controle de escala do plantão médico. Uma forma de realizar isso é apostando em controles digitais, como um ponto digital biométrico. Com um relógio de ponto digital, há maior controle do banco de horas e, ainda, a possibilidade de acompanhar as escalas de trabalho. A administração dessas informações pode ser feita em tempo real, otimizando a rotina das equipes de RH. Com essas informações, é possível construir uma melhor escala de plantão médico, prevendo, por exemplo, a dinâmica que dá mais certo com os profissionais.

Concluindo:

A gestão de escalas de trabalho deve ser um processo ágil e eficiente, permitindo que o RH se preocupe com outras questões mais críticas e estratégicas do departamento. Manter uma equipe produtiva não é fácil, e envolve muito mais processos do que se imagina. E, dentre todos os processos, um dos mais importantes e que pode ajudar a sua empresa a crescer é a gestão de escala.

Negligenciada por algumas empresas, a verdade é que a gestão de escala é o coração de uma boa gestão de equipe. Afinal, a forma como você separa a escala pode influenciar diretamente no bem-estar de cada funcionário, o que, por sua vez, gera consequências na produtividade. 

Fontes:

https://ahgora.com/blog/gestao-de-escalas-turnos-plantoes/

https://ahgora.com/blog/gestao-de-escalas-de-trabalho-3-praticas-para-facilitar-a-rotina/

https://www.simix.com.br/blog/5-dicas-para-melhorar-gestao-de-escala-da-sua-empresa

https://blog.tangerino.com.br/dicas-para-controle-de-escala-de-plantao-medico/